校園資訊基礎建設的規劃途徑
企業轉型與系統管理觀點





黃雲龍、黃銘裕

景文技術學院電算中心
台北縣新店市安忠路九十九號
TEL: (02)22116036 EXT.232
EMAIL: ylhuang@jwit.edu.tw, rathuang@jwit.edu.tw


  摘要

  資訊技術的快速變遷對於社會、組織乃至於個人都有很大的影響。隨著新興的核心資訊技術--電腦網路的成熟應用,資訊系統角色的演進,正朝向創新導向的知識管理典範發展。大學組織一直扮演知識生產與傳授的主要角色,資訊網路(協調科技)與相關的應用將引發校園組織新的溝通、傳播和知識的運用、傳承等方式的改變。本文嘗試從企業轉型(Business Transformation)與系統觀點(Systems Approaches),探討校園資訊基礎建設的規劃途徑,援引企業組織資訊管理學域的知識,包括:規劃的方法、模型、理論與原則,作為校園組織資訊化過程中的參考架構。最後提出虛擬教學組織架構的發展概念與原則,配合未來高等教育環境發展的趨勢,在校園內網路(Intranet)以及校際網路(Extranet)的平台上,研擬協調中心、專業團隊與知識管理中心的虛擬組織設計雛形。





  一、前言

  資訊技術的快速變遷對於商業經營環境造成很大的衝擊,隨著資訊技術典 範的演進,企業機構為了適應並學習新興的資訊技術,發展組織新的經營能 力,歷經了許多的次的經營革命。而且隨著資訊技術應用的複雜化程度越高, 所造成的組織變革也越大,但是相對的企業所獲得的效益也越大(Henderson, et. al., 1996)。

  在新興的資訊管理學域中,明尼蘇達大學每三年進行一次專家意見調查, 採用Delphi方法歸納資訊管理專業經理人對重要關鍵議題的看法。在最近一次 1994-95年的調查中發現:關於資訊科技基礎建設、資訊系統策略性規劃與資訊 架構等,都是企業組織資訊管理的關鍵議題(Brancheau, et. al., 1996)。

  校園組織的使命與目標當然不同於營利的企業組織,但是隨著高等教育的 逐漸鬆綁,以及政府在高等教育經費預算的緊縮情境下,各大專院校也面臨越 來越激烈的教育資源競爭環境。因此,中長期的校務發展規劃與策略規劃紛紛 出籠。在1980年代,當企業面臨經營環境動態變遷時所應用的管理技術--策略 規劃,也就逐漸引進校園組織的校務長程發展規劃中(台大校務發展規劃委員 會,民84)。

  景文技術學院甫於八十七年八月一日改制,電算中心的組織定位從原來的 二級單位提昇為一級單位,在大學組織中所扮演的角色將從被動支援轉而成為 主動促成的策略定位(McFarlan, 1984)。在學校未來三至五年內邁向科技大學發 展之目標下,校園資訊基礎建設的規劃更為重要。當景文在進行組織轉型的動 態過程中,學校將同時存在專科(五專、二專)與大學(二技、四技)的不同學制, 以及夜間部與進修補校等推廣教育的發展。同時在政府高等教育政策多元化發 展前提下,回流教育、社區大學、終身學習將與景文技術學院的技職教育整合 在一個教學組織下。校園的計算資源要如何滿足這些多元的需求?如何規劃校 園資訊基礎建設以降低發展上的不確定性?這些議題將在本文中研擬發展的概 念與原則。

  作者從景文技術學院改制之際,初任電算中心主任一職,對於上述問題嘗 試從企業轉型(Business Transformation)與系統觀點(Systems Approaches),探討校 園資訊基礎建設的規劃途徑,援引企業組織資訊管理學域的知識,包括:規劃 的方法、模型、理論與原則,作為校園組織資訊化過程中的參考架構。





  二、資訊系統典範的演進與影響

  從過去四十年人類文明發展的歷程來看,因為資訊技術的快速發展,對於 社會、組織乃至於個人都有很大的影響。以下將從組織與管理資訊系統觀點, 簡要的歸納並敘述資訊系統演進的典範與其角色的改變,以了解資訊技術對組 織的影響。

  就企業組織採用先進技術的目的而言,無非是著眼於組織效能 (organizational effectiveness)的提昇。根據Galbraith(1974)資訊處理的整合觀點, 組織效能決定於組織資訊處理能力與資訊處理需求的配合程度。因此,隨著資 訊技術的演進,組織資訊處理能力不斷提昇;相對的,組織面對環境變遷的挑 戰,資訊處理需求也不斷增加,而且更複雜。

  參考Anthony(1965)對組織活動的分類理論,可以將組織資訊處理需求概分 為三類,根據組織層級由上而下分為:策略規劃、管理控制與作業控制。這些 不同的資訊處理需求刺激了不同類型的資訊系統開發。一般可分為策略性資訊 系統、決策支援系統、管理資訊系統與電子資料處理系統(Somogyi & Galliers, 1987)。

  所以就組織資訊處理需求的層次與發展歷程觀察,資訊技術在組織中應用 的典範至少歷經三個階段:效率導向的資料處理典範、功能導向的資訊處理典 範、效能導向的決策支援典範。對於現階段與未來典範的演進,正隨著新興的 核心資訊技術--電腦網路,朝向創新導向的知識管理典範發展。

  電腦網路技術學者稱之為協調技術(coordination technology)。因為電腦網路 技術的採用導致組織內與組織間協調關係的變革,形成新的社會與經濟結構, 稱之為協調密集(coordination-intensive)的網路組織(Malone, 1991)。它改變了傳 統垂直整合結構下的內部協調成本與市場運作效率(Gurbaxani & Whang, 1991)。 使得資訊科技成為企業經營網絡的一部份,造成了組織新的景象、新的設計和 新的結構。

  資訊技術所促成的跨組織合作,隨著網際網路與國家資訊基礎建設的快速 發展與應用普及,資訊的產生與分配的生態大幅改變,由此也逐漸形成新的產 業關係與經濟體系。如開放性的網路合作體系、電子交易市場(electronic markets)、電子商務(electronic commerce)。此種經由資訊網路所形成的經濟體 系,由於資訊技術導入引發組織價值鏈的轉型,形成產業的虛擬價值鏈(或稱 為價值系統),使得組織邊界模糊,產生新的經濟規模與範疇(Benjamin & Wigand, 1995)。

  因此,從後工業社會邁向資訊社會或知識社會,最主要的特質就是知識經 濟時代的來臨,亦即知識所扮演的角色的改變:「知識就是資源本身」 (Drucker, 1993)。其中知識的發展、傳播、流通與運用對社會的影響甚鉅。而核 心資訊技術--電腦網路則是加速此一社會變遷的重要角色。對組織而言,有效 的組織知識創新管理,也就是組織的知識生產力與知識品質管理,便成為企業 取得持續性競爭優勢的主要來源。所以,資訊系統角色的演進,正朝向創新導 向的知識管理典範發展。

  而大學組織一直扮演知識生產與傳授的主要角色,因為教學或教育即是知 識的溝通與傳播,學術研究則是知識生產的源頭。所以在社會發展與技術創新 的刺激下,高等教育將重新思考教育內容、教學形式與學術活動,以建構一個 知識性的社會(intellectual community)。從上述資訊系統演進的新典範可知, 資訊網路(協調科技)與相關的應用將引發校園組織新的溝通、傳播和知識的運 用、傳承等方式的改變。

  綜合上述討論,資訊技術在組織中扮演的角色,不只是一個技術工具。它 對於組織的策略、結構、管理程序與個人都有很大的衝擊(Scott Morton, 1991)。因此在規劃上應該採取系統觀點,以全方位的思考視野(Holistic View), 掌握組織轉型時可能引發的重要變革議題,規劃未來的發展方向。以下將簡述 企業轉型與系統觀點在校園組織資訊基礎建設規劃上的意義。





  三、企業轉型與系統觀點

  組織的發展規劃是為了調適未來的環境變遷,表現在組織有限資源的協調 與配置。企業資訊系統規劃的意義就在於適應技術引進過程所可能引發的組織 變革,使得資訊技術能力與組織需求有更好的配合,以發揮最大的綜效 (Synergy)。過去資訊技術引進組織的經驗顯示,缺乏整體規劃可能導致失敗的 命運。而整體規劃的意義就是全方位的思考視野,系統觀點則提供了一個很好 的途徑。

  所謂系統觀點包含三個主要構面:系統哲學、系統分析與系統管理 (Reynolds, 1992)。系統哲學提供整個系統觀點模型的基本概念;系統分析則強 調解決問題的結構化程序;系統管理則著重於組織情境與系統環境的整合,也 就是企業經營、組織設計與資訊技術的全方位管理。本文以下將從系統管理構 面的探討,闡明未來組織資訊基礎建設的內涵。

  由於組織是一個策略、結構與環境互動所形成的構形(Configuration),組織 具有複雜而系統化的本質(Miller, 1987)。所以任何的組織變革都應該考慮到整體 構形可能的影響。Leavitt(1965)提出組織因素互動的架構指出,任何的自動化技 術引進,必定會造成人力資源、組織結構與作業程序的變化,否則整個組織可 能會失衡而導致失敗。Scott Morton(1991)則在其研究架構中進一步指出,企業 是由五個力量組成的動態平衡架構中進行轉型計劃,這五個組成包括:策略、 技術、結構、管理程序與個人,正是系統管理觀點強調的內涵。

  Davidson & Movizzo(1996)從60個企業個案中歸納出資訊時代企業轉型的 模型,從組織層面(organizational focus)與績效層面(performance focus)兩個向 度,建構管理企業轉型的六個階段模型(如下圖)。此一模型指出企業轉型循環 互動的途徑與關鍵任務。尤其是第三階段:基礎建設的設計與實施 (Infrastructural Design and Deployment),若能完善的執行,那麼之後的企業轉型 皆可建立在這個基礎建設之上。亦即,如果能建立一個符合組織遠景的資訊基 礎建設,企業轉型將事半功倍。

圖一、 The Six Phase of Business Transformation

資料來源:Davidson, W. H., & Movizzo, J. F., "Managing the Business Transformation Process," in Competing in the Information Age: Strategic Alignment in Practice, p.325, Luftman, J. N.,eds., Oxford University Press, New York, 1996.





  四、校園資訊基礎建設的規劃與發展原則

  經由上述討論發現,資訊時代企業轉型的關鍵在於資訊基礎建設,而企業 資訊基礎建設的內涵則是結合組織結構、管理程序、資訊技術與人力資源的系 統。以下先分別簡介其內容。

  企業資訊基礎建設的內容包含以下五個部份(如圖二所示):1.資訊技術架 構:資訊技術平台及其管理的結構和控制制度,以及各種應用系統;2.資料資 源管理:企業資料庫、資料倉庫,以及和外界組織聯繫分享的資料;3.人力資 源管理:知識工作者專業才能的培養與工作設計;4.組織設計:包括組織分工 合作的原則、組織結構和組織文化;5.管理程序:發展適切的作業與管理程 序,以建立技術、人力、資料三者的協調原則。

  圖二、資訊技術架構和資訊基礎建設的關係

資料來源:修訂自謝清佳,吳琮璠合著,資訊管理—理論與實務,p.9-10,智勝出 版,1997。

  根據Richardson, Jackson & Dickson(1990)的想法,資訊技術架構的規劃是 建立一組長期發展的原則(principles),它是一種機制可以確認並且解決衝突,同 時可以建立技術發展策略的共識。因此,謝清佳(民87,P.151)指出領導資訊技 術(leading information technology)在規劃上的概念與意義:「資訊技術已經成熟 到一個地步,讓領導者可以思索和指示資訊技術應用的方向和必要原則,而完 全不需要瞭解技術和作業的細節。領導資訊技術的主要議題是『做什麼 (what)』和『為什麼(why)』,是資訊技術策略的先導作業和指導原則。……換 言之,領導資訊技術是要洞徹資訊技術的可能影響,而明確的指出因應變化, 組織應該走的方向和應該掌握的大原則。」

  過去相關研究也指出資訊化校園規劃的目標(陳文生,1995):「校園是一 個以教學研究活動為中心的場所,以資訊技術為基礎所構建而成之資訊化校 園,應是一個能提供各式各樣教學研究所需及時資訊的一個環境,……為了要 建立教學研究活動皆能及時取得所需資訊之環境,在校園中所涉及到的層面是 多方面的。」「全方位資訊化校園發展藍圖包含:健全完整的校園資訊基礎環 境;培育全方位校園資訊文化;建立校園整合資訊服務體系。」

  蔡顯明(1995)描述「校園資訊系統」建置的理念與目標:「顧名思意乃是 以校園網路架構為基礎,以校園內相關資訊為中心,含蓋行政部門、教學系 所、學生活動等,提供校內外使用者單向或雙向的資訊交流,以滿足使用者對 於資訊的需求。因此校園資訊系統在規劃、建置與管理上,必須考慮到校園文 化、資訊環境、網路架構、資訊提供者與使用者特性,以期尋找一個適合整體 校園環境的資訊系統。」

  上述研究範例雖能指出資訊化校園的規劃原則、理念或目標,但是根據前 述資訊系統演進的新典範,未來校園資訊基礎環境的規劃,則應該朝向發展一 個以知識為中樞(knowledge-centric)的教學研究環境。以專業知識工作者為主 體,建立動態型網路組織(黃雲龍,民87),促進知識的分享與溝通,整合不 同的專業團隊,並以新興的網路協調技術為基礎,建立虛擬教學組織架構, 創造校園組織新的附加價值。

  未來的虛擬教學組織架構中有三個主要的角色(如圖三所示),分別是(1)協 調中心(Agent):是動態型網路組織的樞紐,負責協調溝通組織內與組織間的連 結單位;(2)專業團隊(professional team):負責虛擬教學組織知識生產與傳授的 主要任務,由各種專業課程研究會所構成;(3)知識管理中心(knowledge management center):是各種教學資源流通、傳播、處理與使用者擷取服務的介 面。

  參考前述企業資訊基礎建設的內容分析,虛擬教學組織是架構在以校園內 網路(Intranet)以及校際網路(Extranet)的技術平台上,而協調中心、專業團隊與 知識管理中心的虛擬組織設計,則涵蓋資訊基礎建設有關組織設計、人力資 源、資料資源與管理程序的主要內容。

圖三、虛擬教學組織架構

資料來源:修訂自陳貞夙,「網路合作環境對中文教學組織的影響──從組織 轉型面分析」。謝清俊等,「中文網路教學系統規劃研究報告--第九章」, P.189,行政院科技顧問組委辦研究計劃,民國八十七年二月。





  五、結論

  經由上述校園資訊基礎建設規劃與發展原則分析可知,未來知識社會的學校實體教學組織的特質與角色將逐漸轉型,配合動態型網路組織合作環境的特性,將逐漸發展成一個兼具整合與開放的學校。以同步或非同步遠距教學為例,知識的傳播將不再受限於學校的實體建築之中。從企業轉型觀點,校園組織必須在資訊基礎建設上發展新的核心能力與組織的再定義;從系統管理的觀點,校園組織轉型後要同時考量運作管理、組織設計與資訊技術的全方位管理課題。

  本文所提虛擬教學組織架構的發展概念與原則,配合未來高等教育環境發 展趨勢:回流教育、社區大學與終身學習,將能有效的整合景文技術學院的技 職教育在一個動態的網路教學組織下。而相關的基礎建設:校園內網路(Intranet) 以及校際網路(Extranet)的平台,協調中心、專業團隊與知識管理中心的虛擬組 織設計將是未來研究的重要議題。





參考文獻

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