遠距訓練在企業運用之研究

 

陳心怡、陳怡穆

國立東華大學國際企業研究所

花蓮縣壽豐鄉志學村大學路二段一號

Tel:(03) 8662500 Ext.1756

E-Mail:hychen@cc.ndhu.edu.tw

 

摘要

本研究主要目的在探討遠距學習系統應用在企業訓練的可行性。本研究架構分為基本面、執行面與專家面三部分,除對文獻進行分析外,並針對企業界目前對遠距訓練的實行與展望作問卷調查。輔以學術界進行遠距教學之建議,期能為企業遠距訓練找尋出可遵循之道,減低探索期的時間及成本。本研究認為企業對遠距訓練的接受度極高。在實行遠距訓練時,本研究建議考慮企業內外部環境、課程內容及課程設計之互動性、受訓者的特性以及採行的彌補方法作為實行院遠距訓練前之評估考量。

 

  1. 研究動機與目的

一、研究動機

資訊科技媒體的進步,使組織因外在環境的變動,導致內部作業的衝擊。新科技的普遍應用,使得原本組織內的傳統,也可能因此而改變。隨著網際網路引進企業,使得企業在教育訓練也有了改變的契機。強調新興科技媒體的遠距訓練如何能由學術界的運用,推廣到企業界?企業界要如何運用新科技?目前企業界對新興科技所抱持的態度為何?都會影響新科技應用成功的機會。因此,企業如何運用遠距訓練值得在此時提出探討。

我國自民國八十三年六月成立NIINational Information Infrastructure)專案推動小組以來,就積極的展開各項建設我國遠距教學系統的相關工作。遠距教學是遠距訓練的先驅,目前國內的遠距教學正為萌芽的階段,而如何將遠距教學的精髓應用至企業的遠距訓練上,正是本研究所欲探討之問題。

二、研究目的

本研究主要在探討遠距教學應用在企業訓練的可行性。本研究不僅對目前學校及企業在遠距教學上的應用作探討外,同時也對企業界未來對使用遠距訓練提出可行模式。

 

貳、文獻回顧

本文所探討的為遠距訓練(distance training)﹐即是將遠距教育的理念用在企業的訓練。

一、定義

所謂的遠距訓練,是訓練者與受訓者可以在不同的時間、不同的空間,過一些媒體來進行訓練的工作,且可達到訓練的效果。本文由眾多學者的定義中整理出遠距訓練應同時具有三種特性:

    1. 受訓者與訓練者在不同的時間或空間中。
    2. 溝通為雙向的、互動的模式。
    3. 使用高科技媒體來幫助學習。

二、國外企業應用情形

國外已有不少的企業已建構了Intranet,但運用於訓練上仍屬少數,本研究整理數家美國企業:Amgen IncorporatedAT&TBell Atlantic CorporationBooz Allen & Hamilton Inc. EDSRockwell International CorporationSAS Institute Inc.Texas Instruments IncorporatedTurner Broadcasting system, Inc.United Parcel Service of America, Inc.這幾家企業運用企業內部網路(Intranet)的現況(Mellanie Hills1997):

 

表一 美國企業運用企業內部網路狀況一覽表

公司名稱

實施項目

人力資源部門管理

商業活動

資訊溝通

一般管理

教學訓練

即時討論

Amgen Incorporated

     

AT&T Corp.

   

Bell Atlantic Corporation

     

Booz Allen & Hamilton Inc.

   

 

EDS

 

Rockwell International Corporation

   

   

SAS Institute Inc.

 

     

Silicon Graphics, Inc. (SGI)

 

   

Texas Instruments Incorporated (TI)

   

     

Turner Broadcasting System, Inc

     

United Parcel Service of America, Inc. (UPS)

 

     

資料來源:整理自Hills1998

註:有「●」者表示有實施。

 

由表一看來,企業中使用企業內部網路(Intranet)多用來做為資訊傳遞、交換之用途;次為用來做為商業活動之用途,其中商業活動包括行銷活動、線上訂購等項目;而將網路課程運用在訓練上仍屬少數。

這些美國企業來自不同的產業,而每一個公司也都為他們的Intranet命名。由表二看來,Intranet提供給企業的最大利益是節省了不少資源的浪費,如:紙張文件的使用、資料庫的資源共享,更發揮了資訊傳遞時效性的功能,也打破了國界之間的藩籬,拉近了人與人之間的距離,增加組織間或企業內相互溝通的機會。

 

表二 美國企業運用網路狀況比較

公司名稱

產業

Intranet名稱

使用員工數

利益

Amgen Incorporated

生物科技中心

Amgen Web

2500/4000

-資料貯存與內部網路整合

AT&T Corp.

電信公司

-避免資源的重複與浪費

-提供了較好的通訊能力

Bell Atlantic Corporation

電信公司

Corporate Wide Web (CWW)

11000/65000

-減少列印和重覆資源的成本

Booz Allen & Hamilton Inc.

管理和科技顧問公司

Knowledge On Line (KOL)

二千個來自世界商業企業

-取得公司的智力主要部份

-搜尋資料

-找新專案夥伴

EDS

資訊、技術公司

EDS*WEB

25000/95000

-增加通訊速度

-改善使用者對資訊的理解

-節省成本

-資源共享

Rockwell International Corporation

電子和電機設備製造商

Rweb

20000/80000

-資源共享

-方便員工使用

SAS Institute Inc.

製造整合應用程式軟體

SWW

1500/3000

-節省成本

-用以發放內部資訊

-提供訓練之用

Silicon Graphics, Inc. (SGI)

工作站及軟體製這商

Silicom Junction

11000

-提高生產力

-減少成本

Texas Instruments Incorporated (TI)

電腦晶片和其他商業、軍事和消費者使用電子產品的製造商

20000/56000

-提供工作團隊的參考資訊

Turner Broadcasting System, Inc

新聞、娛樂公司

Turner Employee Services Network (TESN)

3000/10000

-提供人力資源資訊

-工作更有效率

-讓世界各地的員工感到自己是團隊的一份子

United Parcel Service of America, Inc. (UPS)

包裹運送公司

3000/55000

-減少資源的浪費

-維持一個完整的資料庫

-及時傳送資料及更新

資料來源:整理自Hills1998)。

註: 1.「-」表無資料。

2. 使用員工數的表示法為:使用人數/企業的總人數。

 

三、國內企業

國內的企業中,運用網路來執行訓練課程的企業並不多見,一般多利用網路來從事商業活動。而宏硍偎峎O國內試著將Intranet應用在員工訓練上的少數幾家企業之一。在宏硍偎峈滌篕琱H才培育計劃中的「群龍計劃」裡,利用網路的即時討論功能,討論並分享經驗。而參與群龍計劃的人員能夠進入GMDNet—也就是宏皏禶~的Intranet,在討論區發表對某特定議題之看法(陳心怡、吳孟玲,1998)。

根據天下雜誌一千大企業調查中(1998),有72%的企業使用Internet49%的企業使用Intranet7.5%的企業使用視訊(遠距)會議。而這一千大企業中的企業家認為資訊科技最大的助益,是協助內部管理(68.5%)與提高員工士氣(50%)(莊宗憲,1998),運用網路來執行訓練課程的企業並不多見。

縱使如此,本研究認為遠距訓練與企業內部網路相結合為未來可能發展趨勢,以下將就國內目前狀況及可行性作一分析。

 

參、研究方法

本研究之研究方法分為研究分析架構、研究設計、樣本回收情形、分析工具各項,予以分析。

 

一、 研究分析架構

本研究對目前企業訓練概況及現有遠距系統的狀況有概括性的暸解,再輔以蒐集遠距訓練相關文獻的理論和實例;以此三項為基礎來預測企業使用網路系統訓練的可行性,並考慮設計時所應注意的事項。

以下為本文之研究分析架構圖:

 


 

 

 

 

 

 

 

 

圖一 研究分析架構圖

二、研究設計

本研究包括企業界對於遠距訓練態度及展望探討與學界對企業遠距訓練實行之推估及建議兩大部份。對企業界採行問卷調查,以探討企業對遠距訓練之態度;另一方面,則採行專家意見法,對學者進行訪談,用以預測企業未來的走向,及執行上應注意的事項。

三、研究問題

本研究之主要研究問題如下:

    1. 目前企業遠距訓練的實施現況為何為何?
    2. 企業對未來採行遠距訓練的接受度為何?
    3. 在設計遠距訓練課程時,應注意哪些事項?

四、研究對象

問卷部份以民國八十七年參加勞委會主辦的「人力資源主管訓練」之人力資源主管為發放對象。

此外,並針對七位對遠距教學有與趣或曾採用過遠距教學來教學的教授進行訪談。

五、樣本回收情形

問卷共發出120份,回收93份;其中,有效問卷為79份;問卷回收率為77.5%,有效問卷回收率為65.83%

六、研究工具

本研究依照資料類型不同而進行不同的分析方法:

    1. 問卷調查部份:進行次數分配及百分比分析,其用意為看出企業目前及未來使用遠距訓練之趨勢。
    2. 訪談部份:以半結構式訪談進行資料歸納與整理。

 

肆、研究結果

本研究之研究結果分為企業界實行遠距訓練之態度及實況分析、學術界的經驗及看法二個部份予以討論。

一、企業界實行遠距訓練之態度及實況分析

經由問卷調查的結果顯示,在回收的79份問卷中,聽過遠距訓練的受訪者有52位,佔65.82%。沒聽過遠距訓練的佔34.18%

大多數的受訪者認為實施遠距訓練依然可以達到訓練效果,此比率高達97.47%,可見大多數的受訪者對遠距訓練有其信心。但是企業中,目前只有少數的公司採行遠距訓練,比率為10.13%

目前已採行遠距訓練之企業中,使用現代科技媒體(電腦網路、線上即時視訊系統)來進行訓練的有37.5%,而使用傳統函授媒體(企業指定發放之書面自修教材、教學錄音帶及錄影帶)以進行訓練的有25% ,兩者皆採行的有37.5%

現在已實施遠距訓練的企業中,採行書面自修教材的家數有3家,教學錄音帶的有4家,教學錄影帶的有5家,電腦網路的有2家,線上即時視訊系統的有4家。

目前尚未實施遠距訓練的企業中,而未來將會採行的有81.69%,未來使用現代科技媒體(電腦網路、線上即時視訊系統)來進行訓練的有39.66%,而未來將使用傳統函授媒體(企業指定發放之書面自修教材、教學錄音帶及錄影帶)以進行訓練的有29.31% ,兩者皆採行的有32.76%

未來將實施遠距訓練的企業中,可能採行採行書面自修教材的家數有21家,教學錄音帶的有18家,教學錄影帶的有23家,電腦網路的有41家,線上即時視訊系統的有22家。

由表三看來,企業未來可能採用遠距訓練的比率有上升趨勢,且呈現倍數成長情形,尤其以採用電腦網路的可能成長倍數為最高,為20.50倍。

 

表三 企業現在、未來使用遠距訓練狀況及預期成長率之整理表

 

現在(家)

未來(家)

預期成長率(倍)

採行遠距訓練

8

58

7.25

採用新興科技媒體

3

23

7.67

採用電腦網路

2

41

20.50

採用線上即時視訊系統

4

22

5.50

註:1. 預期成長率=未來採行家數/現在採行家數。

2. 在探討未來採行企業家數之問卷部份,已扣除現在已採行企業的家數。

  在未來使用遠距訓練的教材製作方面,計劃企業自行製造及委由專業公司製造之比率佔37.93%,購買己發展完成的軟體佔48.28%

  企業界接受並使用遠距訓練的比率有逐漸上升趨勢,而對新興科技媒體的採用,也將會有上升的趨勢;在教材製作方面,大多數的公司將會同時採行兩種以上的教材取得類型,且未來購買已發展完成之軟體的比率為最高。

 

二、學術界的經驗及看法

遠距教學的經驗可提供企業遠距訓練架設、實施時之探討。本研究訪談了7位曾設計或實際參與遠距教學課程規劃設計之教授,期望由其經驗歸納出要點,提供企業界做為參考之用。

(一)教材

遠距學習與一般傳統學習在教材的呈現上有所不同,且在設計上所花費的時間、所需具備的技術以及準備的內容與傳統學習的教材都有些許不同。因此在教材的準備時間、設計教材所需要的技術、教材設計的相容性及選擇的課程、教材使用上的限制、教材的生動程度都應注意。

    1. 媒體

在遠距教學的媒體中,媒體的選擇、使用媒體的特別技術及熟悉度、設備的充足性都應考量。

    1. 學習過程

在遠距教學的學習過程中,互動性及控制性會影響教學的效果。

    1. 學習者

學習者的主動及自發的學習態度在學習過程中估了很重要的因素。另外,學習組織的大小會影響上課的效果。

    1. 其他注意事項

可以利用WWWBBS的即時討論系統、電子郵件、線上考試、短期會面等方式來予以彌補遠距教學較差的互動性及控制性。對於不易取得的資源、受到時間空間限制的情形可採行遠距教學,另外,可透過遠距教學達成教學的一致性、資訊提供的即時性。遠距教學的課程適用於共通性的課程、立即性指導的課程、靜態資料表現的課程以及可做為評估之用途。

    1. 對企業界的建議

學術界建議企業界可將遠距教學應用在新進員工的訓練、跨國企業的一致性課程、經驗的傳承、做為資訊傳遞的工具。此外,企業也應當考量使用率與成本。

 

綜合上述發現,我們認為企業在實施遠距訓練時,可以下列模型(圖二)為參考:

經由遠距訓練的實施模型,內、外部的環境因素是影響企業採行遠距訓練的重要考量。一旦企業決定採行遠距訓練後,則須考量到課程內容是否適合遠距訓練,以及課程設計上應注意的一些特性,如:時間性、技術性、選擇性、限制性及生動性。在遠距訓練媒體方面,選擇性、充足性、技術性和熟悉度都不可忽視。受訓者必須具有自發性及主導性,而組織規模的大小也會影響訓練的效果。遠距訓練還可透過電子郵件討論區及短期會面等等,各種方法來補足較差的互動性及控制性。而整個訓練過程會受到課程內容、課程設計、媒體、受訓者特性、彌補方法的影響,因此,企業在實施時,皆應一一考量。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5-1 遠距訓練實施之模型

 

 

圖二 遠距訓練實施之模型

伍、研究結論

由本研究可得出以下的預測與結論:

一.企業目前採行遠距訓練的企業尚屬少數。

二.企業對未來採行遠距訓練的接受度很高。

三.遠距教學的經驗提供上,應注意:

  1. 遠距教學在教材的準備時間、設計教材所需要的技術、教材設計的相容性及選擇的課程、教材使用上的限制、教材的生動程度,都要較傳統教學來的多或高。
  2. 遠距教學在媒體的選擇、使用媒體的特別技術及熟悉度、設備的充足性,皆較傳統教學更為重要。
  3. 遠距教學的學習者應較傳統教學的學習者更為主動及自發的學習,另外,學習組織的大小會影響上課的效果。
  4. 遠距教學的學習過程中,互動性及控制性教傳統教學差。
  5. 為了彌補遠距教學較差的互動性及控制性,可以利用WWWBBS的即時討論系統、電子郵件、線上考試、短期會面等方式來予以彌補。
  6. 遠距教學適用於不易取得的資源、受到時間空間限制的情形,另外,可透過遠距教學達成教學的一致性、資訊提供的即時性。
  7. 遠距教學的課程適用於共通性的課程、立即性指導的課程、靜態資料表現的課程以及可做為評估之用途。
  8. 學術界建議企業界可將遠距教學應用在新進員工的訓練、跨國企業的一致性課程、經驗的傳承、做為資訊傳遞的工具。此外,企業也應當考量使用率與成本。

本研究由遠距教學及企業界方面得到幾個要素,並以此提出一個遠距訓練實施之模型,做為企業實行遠距訓練的建議及考量的事項。是否採行遠距訓練,會受到企業內、外部環境的影響;而一旦決定採行遠距訓練,則必須規劃其課程內容及注意到與一般訓練在課程設計上的差異性。在整個訓練的過程中,互動性及控制性會影響到訓練的有效性。因此,除了課程內容及課程設計的事先準備外,媒體的選用、受訓者的特性以及採行的彌補方法,也都會影響訓練的有效性,不容忽視。

我們相信,遠距訓練將是未來企業界人力資源發展的新選擇。結合不同部門專家智慧而設計出的遠距訓練,可以克服交通上不便、時間上的限制以達資源共享的效益。不但如此,相信對跨國企業及跨文化訓練都將造成不小的影響。

 

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