短期教授招待所管理系統

林信鋒*、陳慶奉*、吳長隆*

趙涵捷**、劉馨勤**、楊允言**

*國立東華大學資訊工程研究所、**電子計算機中心

花蓮縣壽豐鄉志學村大學路二段一號

TEL(03) 8662500 ext 1835

Emaildavid@cc.ndhu.edu.tw

 
                                                                                                摘要

  由學校的師生與行政部門共同合作,發展一套訂房服務的短期教授招待所管理系統。藉由行政電腦化和校園網路,聯繫各個相關的行政單位,使處理程序快速、簡化。透過明確的分層、分工管理以及簡易操作的使用者介面,實現一個簡單而確實的招待所管理。

一、動機

  本校地處台灣東部學術中心,幅員廣闊,風景優美,而在學術交流下,短期教授招待所可提供許多專兼任學者公務上教學、研究、演講、開會等住宿之用。此外,也可提供本校師生以及教職員工眷屬非公務上的使用。招待所的管理是由學校總務處保管組負責的,保管組的工作項目除了招待所管理,還有非消耗品管理,財產管理等,然而招待所管理卻佔了保管組七成的工作量,為了減輕該組在招待所管理的工作負荷,唯有透過行政管理電腦化。經由電腦化處理,行政事務的流程將更快速,更有系統;例如一件公文可能需要經由許多層級的主管人員核批之後,才能完成程序,傳統的公文往來,常會耗費許多時間與人力,而電腦化的處理,可以使資料固定存在資料庫,只要利用網路以及透過適當權限的讀取即可,就如同電子郵件比傳統郵件快速、便捷。資料庫系統的管理,再加上網路的連接,使得大量資料的搜尋、擷取、更改、儲存、傳輸等,都變的更為方便。

 

二、系統架構

  以前的資料庫管理系統只提供單調的文字畫面,現代的開發環境則大都在Windows的環境下執行;目前已有許多方便易用的開發工具,只要對RAD(Rapid Application Development)工具有相當的熟悉,這些人機介面的使用應該沒有問題。短期教授招待所管理系統採用主從式架構(圖一)。主從式架構的資料庫伺服器是集合導向,而不是記錄導向,這表示客戶端程式不再像桌上型資料庫時代直接處理資料表[1]。透過主從式架構,客戶端所要求傳回的資料是屬於伺服器裡資料的子集合,相較於經由網路存取桌上型資料庫而傳回整個資料表檔案,可以使網路的負擔減輕許多。

  伺服器端是以MS SQL Server 架設並放置於電子計算機中心;SQL是被許多程式發展環境採用的資料庫操作語言之工業標準[2]。SQL不是單獨的一個工具,它是伺服器資料庫的一部份,可以對資料庫提供資料定義、資料擷取、資料完整、資料處理、資料安全以及同時存取等控制能力。SQL資料庫是交易導向(transaction - oriented)的,資料的更動並不會立即儲存到資料表,客戶端程式必須向伺服器確認儲存異動,來完成動作。為了核准資料的改變,整個交易必須經過『確認』,如果交易中有所失誤,那麼整個交易便會被『roll back』,也就是放棄交易。這種方法的好處是可以保障資料的一致性,經由SQL,客戶端得以限制伺服器傳回的記錄筆數[3]。

  客戶端是以Delphi來發展,Borland 的Delphi是很容易開發程式的全方位RAD工具,其所提供的功能與其他RAD工具非常類似;它提供了一套Database Desktop的工具,功能與SQL的資料定義語言(DLL)相同,並有圖形介面工具來產生、維護或刪除 table。

  客戶端程式透過校園網路和電算中心的伺服器連線。未來長期目標是希望客戶端只要透過Browser (Internet Explorer) 利用其ActiveX的功能和伺服器連線,如此將可以省去重新安裝客戶端的新版應用
 

 
     圖一 短期教授招待所的主從式架構
 
 
 

 

三、管理架構

  短期教授招待所管理系統的管理架構 (表一) 主要是由住房管理、成本管理、清潔管理以及安全管理四個部份所組成,分別由保管組(住房、成本管理)、清潔單位(清潔管理)、警衛室(安全管理)負責。不同的管理部門基本上各自獨立運作,當涉及其他管理部門時則透過網路彼此聯繫。以下分別說明各個管理部份的功能:

 

1.住房管理:接受預訂、分配房間、各項查詢、Check in Check out 、以及計算費用等。

2.成本管理:即所謂的進銷庫存 ( Point of Sale) 管理。負責記錄物品存量,當物品不足時,能自動通知保管組的人員那種物品需要補貨; 記錄
   並計算每個月的清潔工資,以及損壞修復等其他支出。

3.清潔管理:必須有很簡單的介面,讓清潔人員很輕鬆的連線和操作,知道今天有那幾間房間要清理,並讓他們能簡單地記錄該日清潔的房
   數、房號以及消耗品的使用記錄。

4.安全管理:自動和警衛室連繫,使他們知道巡邏要注意的宿舍等。

 

管理

1.房客基本資料    

2.訂房基本資料    

3.房間分配    

4.團體訂房    

5.Check in    

6.Check out    

7.收費    

     

 

1清潔人員支出    

(固定 / 臨時)    

2.消耗品支出    

(物品名稱、數量、交貨日、請購日、交貨廠商、連絡電話、金額等)

1.房間清潔  

2.消耗品補充  

3.房間狀況記錄    

4.臨時清潔人員    

5.加班費計算    

6.損壞與修復管 理    

 

1.住宿情況表  

(供警衛檢視)    

2.鑰匙管理  

3.警衛巡邏

1.月住宿情況    

2.收入支出表    

3.退房情況    

 

             表一 管理架構表

四、系統設計

  系統設計方面包括訂房、登記與退房、庫存、以及清潔四個子系統,對於每一個子系統訂定出所需的基本功能、輸出輸入、操作流程、使用介面等相關設計:  

(2) 訂房

        訂房系統的操作流程 (圖二) 與主要功能如下:

1.輸入房客基本資料:當房客提出訂房需求時,先判斷是否為舊房客,舊房客資料可直接由資料庫擷取,減少資料輸入時間;保存
 資料的目的,也在於對住宿情況(例如每個月的整體住宿率)以及每位房客的住房率,信譽(訂房後是否確實報到以及住宿表現
 等)作統計。房客的基本輸入資料和訂房操作介面如圖三所示。
2.空房查詢:藉由空房查詢來判斷是否有足夠的房間數分配給房客。
3.房間不足處理:若沒有足夠的房間分配,則判斷住宿原因是否為公務用,若是,則有較高的優先權;將其他非公務住宿的預約訂
 房取消並挪出(原則是尚未報到登記前,才可以將其取消),做相關的記錄並儘早通知被取消訂房的房客。若還有其他問題,則
 操作人員會依照房客的需求做彈性的調整,原則是公務用優先權大於非公務用,並盡量達到合情合理。
4.團體訂房:增加此一功能使人員在操作上更方便。
 

                    
                      圖二 訂房流程圖
 

        
               圖三 訂房操作介面
 

(2) 登記與退房

登記與退房的主要工作是查核訂房單、登記與繳費 (圖四),若有任何異動的情形,必須重新修改訂房單,以維持管理上的一致性。計算收費部份,由於住宿原因 (公務 / 非公務) 不同,收費標準也不一樣,系統會根據訂房單資料而自動計算出應繳金額。

A.登記 (Check In)

  1. 查核訂房單:不管有無預定,皆要先填好訂房單。
  2. 登記:正式 Check In 並取得鑰匙。
  3. 繳費:公務住宿和非公務住宿不同計費,長期住宿(月)亦另外計算。

B.退房 (Check Out)

  1. 查核訂房單:瞭解住宿狀況是否異動。

2.補繳或退費:保證金處理以及住宿日數不同於原先訂房單的處理。

3.退還鑰匙:相關手續處理之後,歸還鑰匙而完成退房手續。

 
            圖四 查詢與登記介面

 

( 3 ) 庫存

  庫存的物品都是以招待所常用的一些日常消耗品為主,像毛巾、牙刷等。庫存功能的主要操作者是由保管組負責,每次進入系統時,電腦先去判別現在物品存量是否降到不足安全存量的狀態,若不足安全存量就會顯示出那幾種物品不足,需要通知的廠商電話等資訊,然後開始進貨登記和安全存量的修改。整個FORM的右上角可以看到現在庫存的情況,並且可以修改其安全存量,和瀏覽一些最近的進貨記錄等。

    庫存流程圖及操作介面分別如圖五和圖六所示:

                
                    圖五 進銷存流程圖

 
                                    
                     圖六 進銷存介面

(4) 清潔

  此一部份除了基本的清潔工作之外,還包括消耗品的消耗量記錄和房間的損壞記錄,其流程圖如圖七所示。清潔人員在清潔房間時,都會根據房間物品消耗量做適當記錄,有消耗才更換,而不是以房間數計算物品消耗量,故必須再以一個表讓清潔人員登記消耗品的使用量。將所有的物品全部列出給登記者看,且消耗品的名稱都刻意加大以方便查看及選取登記;考慮清潔人員可能不是很熟悉電腦操作的情況下,設計上盡量以容易看、容易登記為原則(圖八)。由於操作權限的設計,清潔人員只能使用未清潔房間的功能選項,只要點選未清房間的選項,就可看到有那些房間要清潔(以不同顏色區分房間狀態),這也是考慮到清潔人員登記的方便性[4];清潔後將房間狀態更改為清潔狀態,若有損壞情形則更改為損壞狀態。保管組透過查詢以瞭解房間狀態,若有損壞的房間則通知營繕組修復。
 

                      
                      圖七 House Keeping 流程圖
 
                 

                        
                                    圖八 清潔管理介面

五、結論

  短期教授招待所的存在,不僅解決訪問學人短期住宿的問題,也提供學生工讀的機會。本校師生自行設計的招待所管理系統,藉由電腦網路的使用,簡易的操作介面和配合環境所做的設計,是主要的考量。短期教授招待所管理系統就是一個小型的旅館訂房系統,主要優點是簡化了整體的設計與功能;系統管理是以保管組為中心,將各個工作分派給其他相關的單位,例如清潔單位、警衛室、營繕組等,每個單位的工作簡化而獨立,如此亦可減輕保管組的工作負擔。由於目前尚未做到線上訂房的功能,因此未來的改進方向將朝這方面努力,其他即是在現有的架構下,再擴充更完整的功能,例如對每位房客作統計、損壞率、進貨出貨統計、營收等,並增加系統的穩定度。簡易的操作介面是影響管理操作的關鍵性因素之一,使用者實際操作的經驗,是設計者寶貴的參考,因此設計階段需要設計者與使用者共同研商改進,使得系統的實用價值能盡量符合使用者的需求。

參考文獻

[1] 網路通訊雜誌社,如何建構主從式架構, 1996.
[2] Allen Taylor , SQL For Dammies ,1996.
[3] David Stamper , Wilson PriceDatabase design & management, 1990.
[4] 李增坤, Delphi 3 學習書, 1997.